Por qué es hora de liberarse del correo electrónico

Todos los trabajadores del conocimiento han sido víctimas del correo electrónico. Las dificultades que trae toman muchas formas, pero todos tenemos una mala historia que contar. Tal vez este es el momento en que envió un informe importante a la persona equivocada (¿cómo pudo saber que había dos John Smith en su organización?) en marcha durante varias semanas, y tuvo que recuperar el tiempo perdido. Otros, mientras tanto, pueden haber sido víctimas de uno de los 3400 millones de correos electrónicos de phishing que se envían todos los días (de hecho, el 94 % del malware se envía por correo electrónico).

O tal vez simplemente esté cansado de eliminar los mensajes de respuesta y buscar información en su bandeja de entrada cuando podría concentrarse en el trabajo para el que lo contrataron.

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En 2022, ya no tenemos que hacernos esto en el trabajo. Hay formas mejores, más ágiles y adaptables de comunicarse y colaborar. Por ejemplo, gracias a una sede digital, es decir un espacio centralizado que simplifica el trabajo entre empleados, sistemas, socios y clientes. Su adopción elimina las barreras geográficas y permite a sus usuarios elegir dónde, cuándo y cómo quieren trabajar. Sin embargo, el correo electrónico ya no tiene su lugar en una organización que ha establecido una sede digital.

Entonces, ¿por qué seguimos dependiendo tanto de él y cuáles son los beneficios de poner fin a esta tecnología obsoleta para siempre?

Por qué las organizaciones luchan por escapar del correo electrónico

Hay varias razones por las que el correo electrónico es tan persistente en las comunicaciones comerciales, décadas después de su creación. El principal es el hábito cultural: las empresas usan el correo electrónico porque, bueno, ¡siempre lo han usado! También puede ser un signo de problemas más profundos, ya que el correo electrónico tiende a ser una parte central de las suites de software más grandes que no se han actualizado significativamente en años.

Si nos acostumbrábamos a utilizar la mensajería de correo electrónico es porque hubo un tiempo (hace mucho tiempo) en el que se adaptaba a nuestras necesidades. Cuando solo se comunicaba con unas pocas personas dentro o fuera de la empresa, y antes del surgimiento de sofisticados ataques de malware, el correo electrónico podía ser eficiente. Pero el trabajo ha evolucionado desde entonces. Desafortunadamente, el correo electrónico no pudo seguir el ritmo.

Hoy, el trabajo es más transversal, más disperso y más flexible que nunca. Muchos de nosotros ahora colaboramos rutinariamente con equipos ubicados en diferentes departamentos, zonas horarias y organizaciones. La naturaleza rudimentaria de la bandeja de entrada, donde cada correo electrónico se acumula sobre el siguiente sin ninguna noción de importancia o urgencia, ya no se ajusta a las complejidades del trabajo actual.

Si bien la familiaridad puede resultar atractiva a primera vista, el costo en términos de eficiencia y gasto no vale la pena. En lugar de refugiarse en herramientas obsoletas, es mejor embarcarse en el descubrimiento y probar algo nuevo para obtener los beneficios.

¡Y no es un enfoque desconocido de la tecnología! En nuestra vida personal, usamos aplicaciones modernas y muy bien diseñadas para controlar a nuestros amigos y familiares. Nos comunicamos de forma dinámica dentro de los grupos, compartimos fotos, vídeos, mensajes de voz… ¿Cuándo fue la última vez que tuviste una conversación estrictamente limitada a SMS? Es hora de exigir a nuestras herramientas profesionales el mismo nivel de rigor que exigimos en nuestra vida personal.

Aproveche los beneficios de una sede digital sin correo electrónico

Gran parte de la resiliencia del correo electrónico proviene del hecho de que los viejos hábitos tardan en desaparecer. Por eso, si está listo para salir de la era del correo electrónico, es bueno recordarse a sí mismo y a su negocio los beneficios que le esperan.

Uno de los mayores beneficios de alejarse de las comunicaciones de la bandeja de entrada en silos en favor de una plataforma de mensajería basada en canales es que puede organizar el trabajo en torno a temas, proyectos o iniciativas. De este modo, se facilita la colaboración diaria en toda la organización. Todos en un canal tienen acceso a la misma información y pueden ver instantáneamente las prioridades, en lugar de pasar horas buscando en una bandeja de entrada abarrotada.

También es mucho más fácil ponerse al día cuando se trabaja de forma asíncrona (es decir, cuando los equipos no colaboran en vivo). Esta capacidad de trabajar de forma asíncrona es un pilar central de los entornos de trabajo híbridos y flexibles de hoy en día y de las sedes centrales digitales conectadas, inclusivas y agnósticas.

En Doctolib, la adopción de una sede digital tuvo un fuerte impacto en la reducción de correos electrónicos y permitió romper los silos. Los equipos pasaron del correo electrónico a su plataforma de colaboración basada en canales, lo que les permitió centralizar todas las comunicaciones.

Anteriormente, los empleados de Doctolib tendían a enviar correos electrónicos tan pronto como había noticias para compartir. Ahora toda esta información está centralizada en un solo lugar, y esto también ha aumentado las interacciones en vivo de los empleados. También están muy contentos de haber puesto fin al famoso «responder a todos» que se estaba volviendo problemático… ¡sobre todo cuando 1.500 personas reciben un correo electrónico que no les concierne específicamente!

Lo mismo ocurre en Lift, donde las conversaciones por correo electrónico carecían de fluidez debido a la lentitud del sistema. En los canales de su plataforma de mensajería, pueden discutir fácilmente la gestión de proyectos del día a día. Y esta fluidez es muy valiosa para una organización de este tipo.

Pero esta forma de comunicar no es solo transformadora internamente. Hoy, puede traer socios, clientes, proveedores y más de forma segura a sus canales. Incluso puede usar integraciones y automatizaciones para conectar otras herramientas o para optimizar tareas manuales repetitivas y de bajo valor.

A la luz de estas ventajas, el correo electrónico se desenmascara como la tecnología del siglo pasado.

Escale su organización desde el correo electrónico

Cambiar uno de sus principales modos de comunicación profesional puede parecer una perspectiva desalentadora. Pero no se trata de eliminar el correo electrónico e implementar un nuevo sistema de la noche a la mañana. Si está dispuesto a probar una alternativa, o busca convencer a otras partes interesadas del negocio de sus beneficios, comience poco a poco.

Esto puede significar un período de prueba con un equipo. Asegúrese de comunicar los objetivos del ensayo y dé a todos la oportunidad de dar su opinión sobre lo que funciona y lo que no. Es probable que los resultados hablen por sí mismos, y luego puede considerar implementar la solución a mayor escala.

El año pasado, se enviaron 320 mil millones de correos electrónicos y ese número sigue creciendo. Acabar con la dependencia del mundo profesional del correo electrónico requerirá un compromiso con mejores formas de trabajar. Pero dados los beneficios que conlleva, ya sea la agilización de los procesos o una mejor coordinación entre los equipos, no deberíamos ver esto como un desafío, sino como una oportunidad para hacer que el trabajo sea más satisfactorio. . Muchas organizaciones ya están tomando nota y cosechando las recompensas de una sede digital verdaderamente ágil, desde resolver problemas más rápido hasta impulsar el compromiso del equipo.

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